CONDOMINIUM MANAGEMENT DX
マンション管理を、
紙と連絡調整から、
つながる業務基盤へ。
理事会・総会、居住者へのお知らせ、点検・修繕、スケジュール、外部業者との連携、資料や報告の管理。
マンション管理に関わる情報と業務をひとつにつなぎ、管理組合、管理会社、管理員、居住者、外部業者が、必要な情報を必要なタイミングで扱える業務環境を整えます。
現在の業務フローが整理されていなくても構いません。
紙・Excel・メールなど、今の運用を確認するところから始めます。
TRIPBRIGHTマンション管理
業務基盤連絡 ・ 確認 ・ 調整
実施 ・ 報告 ・ 記録
業務基盤連絡 ・ 確認 ・ 調整
実施 ・ 報告 ・ 記録
WHY WE DO
マンション管理の負担は、
作業そのものだけではありません。
資料を作る。予定を決める。連絡する。返事を待つ。確認する。業者へ依頼する。結果を受け取る。報告する。記録を残す。
一つひとつは大きな作業ではなくても、連絡、確認、調整、転記、再入力が積み重なることで、担当者の時間を奪います。
情報が発生した場所で記録され、必要な人へ共有され、次の処理へつながる。その流れそのものをシンプルにします。
「作業を早くする」だけでなく、「作業を減らす」DXへ。
CHALLENGES
マンション管理には、
見えにくい「手間」が積み重なっています。
紙・Excel・メールが混在
理事会資料、点検予定、居住者への通知、業者からの報告などが複数の媒体に分散します。
- Excelファイルが複数存在
- 最新版が分かりにくい
- メール添付で資料をやり取り
- 紙から再入力する
- 同じ情報を複数管理する
連絡・確認・調整に時間がかかる
実作業より、「連絡したか」「返事が来たか」「日程が決まったか」の確認に時間を取られます。
- 電話やメールで日程調整
- 関係者へ再確認する
- 担当者間で引き継ぐ
- 業者とのやり取りが分散
- 対応状況が見えにくい
担当者に情報が集中する
フロント担当者や一部の役員が情報の中継地点になると、対応が一人に依存します。
- 問い合わせが担当者へ集中
- 過去の経緯が記憶に残る
- 休暇や異動時に引き継ぐ
- 業者との履歴が残らない
- 管理方法が人で変わる
予定と実施記録がつながらない
点検・修繕・清掃・理事会の予定と、実際の結果が別々に管理されます。
- 予定だけがカレンダーにある
- 報告書が別フォルダ
- 写真がメール添付になる
- 過去実績を探しにくい
- 次回へ引き継ぎにくい
居住者への情報提供が一方向
掲示板や紙のお知らせは有効ですが、確認、申込、回答など次の処理につながりにくいことがあります。
- 掲示を見たか分からない
- 出欠を別途集計する
- 問い合わせが電話に集中
- 資料を再送する必要がある
- 過去のお知らせを探しにくい
FOUR PERSPECTIVES
「システムを入れる」前に、
何を改善するのかを整理する。
DXの目的は、新しいシステムを導入することではありません。業務を複数の視点から整理し、効果が期待できる領域から優先順位を決めます。
業務効率
Work Efficiency重複作業、転記、連絡、確認、属人化を減らします。
コスト効率
Cost Efficiency紙、印刷、郵送、人手の定型処理、重複システムを見直します。
利用者満足
Customer Satisfaction必要な情報へアクセスしやすく、手続きを分かりやすくします。
情報技術
Information Technology一つのデータを複数用途で利用し、履歴や将来拡張を考えます。
何かをデジタル化するのではなく、全体を見ながら「効く場所」を選びます。
OUR APPROACH
一つの業務改善から、
複数の効果を生み出す。
ワンソース・マルチユース
同じ情報を何度も入力・転記せず、一つのデータを必要な業務から利用します。
集約するものと、分散する仕事を分ける
情報は集約しながら、入力、確認、回答、報告は発生した場所で処理できるようにします。
段階的にオンライン化
効果が高く移行しやすい業務から少しずつオンライン化します。
業務そのものを記録にする
処理した内容自体がそのまま業務履歴として残る仕組みを目指します。
クラウドを前提にする
場所や特定PCに依存せず、必要な権限を持つ人が必要な情報へアクセスできる環境を整えます。
「面倒」なところから変える
最新技術を入れることではなく、日常業務の繰り返しを減らすことを優先します。
PLATFORM
人・情報・予定・業務を、
一つの管理基盤へ。
マンション管理では、管理組合、居住者、管理会社、管理員、外部業者など、立場の異なる複数の関係者が同じ建物の管理に関わります。
関係者ごとに必要な画面と権限を用意しながら、裏側では同じデータと業務基盤を利用するプラットフォームを構成します。
STAKEHOLDER DESIGN
管理業務を、
一人の担当者の仕事にしない。
居住者が自分で申請する。管理員が現場で実施結果を登録する。外部業者が作業報告を登録する。理事が必要な資料を自分で確認する。
情報が発生する場所で処理を完結できれば、担当者が受け取る、転記する、確認する、別の人へ送るという作業を減らせます。
仕事を「集中」させず、処理を「分散」する。
ONE SOURCE / MULTI USE
一度登録した情報を、
何度も作り直さない。
紙をPDFにするだけでは、業務は大きく変わりません。同じ情報を複数の場所で管理すれば、デジタル化しても手間は残ります。
一つの情報を複数の業務から利用できるデータ構造を基本とします。
OPERATIONS
マンション管理のさまざまな業務を、
同じ基盤から。
理事会・総会
- 開催予定、資料共有
- 議事録、議案
- オンライン回答
- 過去資料
お知らせ
- 居住者向け通知
- 対象者指定
- 重要なお知らせ
- 履歴、資料添付
点検・修繕
- 予定、業者、対象設備
- 実施結果、写真
- 報告書、履歴
スケジュール
- 点検、清掃
- 理事会、総会
- 工事、各種イベント
問い合わせ
- 受付、担当
- 対応状況、回答
- 履歴
申請・手続き
- 各種申し込み
- 変更申請
- 確認、承認、ステータス
資料・文書
- 管理規約、修繕計画
- 決算、予算、議事録
- 各種報告書
契約・業者
- 外部業者、契約情報
- 対応履歴、作業履歴
- 必要な資料
機能は標準で固定するのではなく、必要に応じて業務に合わせて設計・追加します。
FROM SCHEDULE TO RECORD
予定と実績がつながると、
管理はもっとシンプルになる。
点検予定を登録し、実施され、結果や写真が残り、必要な人が確認し、その情報が次回の判断材料になる。
予定から実績までが一つにつながることで、「何をする予定だったか」だけでなく、「実際に何が行われたか」を後から確認できます。
RESIDENT EXPERIENCE
居住者の利便性が、
管理業務の効率化にもつながる。
スマートフォンから、お知らせを見る、資料を確認する、イベントや点検予定を確認する、問い合わせる、必要な手続きを行う。
こうした処理を本人が直接行えることで、電話、紙、再入力、問い合わせ対応等を減らせる場合があります。
便利にすることと、業務を減らすことを同時に。
BEFORE & AFTER
「デジタルに置き換える」だけでなく、
仕事の流れを変える。
お知らせ
導入前
紙を印刷して配布。必要に応じて掲示。
導入後に目指す状態
対象者へデジタル配信し、過去のお知らせも確認可能。
点検
導入前
メールや電話で日程調整し、終了後に報告書を受け取る。
導入後に目指す状態
予定、実施、結果、写真、履歴を同じ業務データで管理。
問い合わせ
導入前
電話やメールで受け、担当者が内容と対応状況を把握。
導入後に目指す状態
問い合わせ、担当、対応状況、回答を履歴として管理。
理事会資料
導入前
資料をメール添付、印刷、郵送。
導入後に目指す状態
必要な人がオンラインから最新版を確認。
外部業者
導入前
作業結果を電話、メール、紙の報告書等で受け取る。
導入後に目指す状態
必要な情報を作業側から登録し、管理側が確認。
引き継ぎ
導入前
過去メール、フォルダ、担当者の記憶から経緯を確認。
導入後に目指す状態
業務履歴、資料、対応状況から過去の経緯を確認。
BUSINESS VALUE
効率化の先に、
管理品質を維持できる仕組みを。
業務時間の削減
転記、確認、連絡、資料探索等を減らします。
属人化の軽減
担当者だけが知っている情報を業務履歴として共有します。
業務品質の安定
誰が担当しても必要な情報と手順へアクセスできる状態を目指します。
サービスの継続性
人員や担当者が変わっても、同じ情報基盤で業務を継続できる環境を整えます。
WHY TRIPBRIGHT
システムありきではなく、
業務から設計します。
業務整理から対応
現在の業務と課題を確認し、何をシステム化するかから整理します。
データ中心で設計
どの情報をどこで利用するかを整理して設計します。
フロントとバックをつなぐ
利用者向け画面と管理業務を同じデータ基盤で構成します。
役割ごとの画面を設計
居住者、理事、管理員、管理会社、外部業者へ必要な機能を提供します。
段階的に導入
一度に全面刷新せず、効果の高い領域から始められます。
業務に合わせて拡張
必要な業務に応じた機能設計・追加を行います。
SECURITY & GOVERNANCE
便利にするほど、
誰が何を扱えるかを明確に。
居住者情報、連絡先、建物情報、修繕情報、契約情報、管理組合資料など、扱いに注意が必要な情報があります。
すべての利用者がすべての情報を見られる設計にはせず、役割と業務に応じて必要な情報だけを利用できる環境を設計します。
役割で分ける
- 居住者、理事
- 管理員、フロント
- 本部、外部業者
記録する
- 更新履歴、対応履歴
- 業務履歴、必要なログ
- 資料の履歴
継続して管理する
- 権限管理、通信の保護
- バックアップ
- 担当者変更、利用停止
必要な安全対策と運用方法は、扱う情報、利用者、組織体制を確認したうえで設計します。
IMPLEMENTATION PROCESS
システムを作る前に、
まず業務を整理する。
ヒアリング
現在の管理業務、利用システム、紙、Excel、メール、関係者等を確認します。
業務・課題整理
どこで重複、転記、確認が発生しているかを整理します。
対象範囲を決定
効果、優先度、移行難易度等から最初の対象業務を決定します。
要件・業務設計
データ、利用者、権限、業務フロー、画面等を設計します。
構築・試行
限定した範囲で実際の業務に利用し、効果と課題を確認します。
段階拡張
効果を確認しながら、対象業務や利用者を段階的に広げます。
FUTURE READY
「今使える」だけでなく、
次の管理方法へつなげる。
スマートフォンから行える手続きや情報確認は、これからも増えていきます。
重要なのは、特定の端末や一つの処理方法に依存することではなく、必要なデータを整え、将来の新しい利用方法にもつなげられる状態をつくることです。
「端末」ではなく、「データと業務」を資産として残します。
CONTACT
今の業務を見せていただくところから、
DXは始まります。
紙、Excel、メール、既存システム。現在の仕組みを否定するのではなく、どこに重複があり、どこに時間がかかり、何を残し、何を変えると効果が出るのかを、実際の業務を確認しながら一緒に整理します。
マンション管理のDXについて相談するシステム化する範囲が決まっていなくても構いません。