会員名簿と運営の負担
住所変更、改姓、逝去、勤務先変更などにより、OB/OGの情報は継続的に変化します。
- ・複数のExcelや名簿が存在する
- ・どのデータが最新か分からない
- ・更新や連絡が役員へ集中する
- ・対象者の抽出に時間がかかる
- ・担当者交代の引き継ぎが個人頼み
体育会・部活動のOB/OG会を運営されている方へ
ATHLETIC CLUB ALUMNI PLATFORM
歴史をつなぎ、
現役を支え、
OB/OGが再びつながる。
体育会・部活動の名簿、活動情報、競技記録、写真・動画、会報、イベント、会費。
それぞれ別々に管理されてきた情報や記録を、OB/OGの会員情報を中心にひとつにつなぎます。
現役の活動を身近に感じ、卒業後もそれぞれの距離感で関わることができ、部の歴史を次の世代へ残していけるOB/OG会の基盤を整えます。
名簿や歴史資料が整理されていない状態でも構いません。
現在の運営方法や保有している資料を確認するところから始めます。
WHY WE DO
OB/OG会は、
名簿を管理するためだけの組織ではない。
体育会や部活動には、ともに練習し、大会に挑み、世代を超えて積み重ねてきた歴史があります。
卒業後の関わり方は一人ひとり違っても、現役の活動を知ること、かつての仲間と再びつながること、部の記録や想いを次の世代へ残すことは、OB/OG会だからこそできる役割です。
トリブライトが目指すのは、紙やExcelを単にデジタル化することではありません。
現役を知る。応援する。OB/OGがつながる。歴史を残す。その循環が自然に続く環境を整えます。
管理するOB/OG会から、歴史とつながりが動き続けるOB/OG会へ。
CHALLENGES
長い歴史を持つからこそ、
新しい課題も生まれています。
これまでの運営方法が間違っているわけではありません。
長い歴史の中で会員が増え、資料や記録が積み重なり、連絡手段や情報の持ち方が変化したことで、従来の方法だけでは管理や継承が難しくなっています。
現役との距離が広がる
卒業すると、現役の練習や大会の様子に触れる機会は自然に減っていきます。
- ・大会予定を知らない
- ・最近の選手や部員を知らない
- ・活動状況が伝わらない
- ・会場へ行ける人が限られる
- ・支援した結果が見えにくい
歴史的な資料が散逸する
会報、周年誌、写真、動画、競技記録などが紙や個人所有のデータとして残ることがあります。
- ・写真や動画が個人の端末に散逸
- ・過去の会報は持つ人しか読めない
- ・写真を見ても人物や大会が分からない
- ・資料を探し直すことが多々ある
- ・次世代が記録へアクセスしにくい
世代によって関わり方が違う
OB/OG会への関わり方や、卒業後に部とつながる理由は、世代や生活環境によって異なります。
- ・集う理由が変化。若い人が集まらない
昔は半ば義務。現在は自分にとって必要かどうか - ・地方在住者は行事へ参加しにくい
- ・仕事や家庭の都合がある
- ・競技から離れると接点が減る
- ・情報手段が世代で異なる
公開情報と会員限定情報
広く伝えたい情報と、会員だけで共有したい情報を、性質に応じて管理する必要があります。
- ・一般公開と会員限定を分けたい
- ・会員情報を一般SNSへ載せたくない
- ・写真・動画の公開範囲を管理したい
- ・現役学生の情報を適切に扱いたい
- ・閲覧できる人を明確にしたい
OUR APPROACH
仕組みを増やすのではなく、
情報をひとつにつなぐ。
デジタル化しても、用途ごとに新しいサービスを増やし、同じ情報を何度もコピーすれば、かえって管理負担や情報リスクが増えることがあります。
トリブライトでは「情報は一つ、使い道は複数」という考え方を基本に、OB/OG会の情報基盤を整えます。
情報は一つ、用途は複数
会員情報を一つの基盤で管理し、連絡、イベント、会費、現役支援、コミュニティ等へ活用します。
会員本人も情報を更新
住所、勤務先、連絡先、公開範囲等を本人が確認・更新できる仕組みを整えます。
公開とプライベートを分ける
公式情報とOB/OGだけで共有する情報を、目的に応じて分けます。
記録を資産として蓄積する
写真、動画、会報、競技記録等を、後から検索・再利用できる形で残します。
一度に完成させない
まず名簿から開始し、情報発信、歴史資料、競技記録、コミュニティ等へ段階的に広げます。
PLATFORM
会員情報を中心に、
OB/OG会の活動をひとつにつなぐ。
体育会・部活動OB/OG会向けプラットフォームは、OB/OGの会員情報を中心に、運営、現役支援、会員交流、競技・活動記録、歴史資料を一つの基盤上で構成します。
個別のツールを単に並べるのではなく、同じ会員情報、権限、公開範囲、履歴を利用できることが特徴です。
会員名簿
- 氏名、旧姓、個人情報
- 卒業年、属性
- 競技種目、役割
- 地域
- 本人による確認・更新
- 公開範囲と本人承諾
- 更新履歴
お知らせ・連絡
- お知らせ
- 対象者を絞った連絡
- 一斉メール
- 配信履歴
- 問い合わせ
- 会員限定情報
現役活動・学生支援
- 現役からのお知らせ
- 活動状況
- 大会、試合予定
- 大会結果
- イベント
- 支援情報
競技・活動記録
- 年度別記録
- 大会、試合記録
- 結果
- 選手、部員
- 写真、関連資料
- 検索
写真・動画
- 活動写真
- 大会写真
- 動画
- 年度別整理
- タグ
- 会員限定公開
会報・歴史資料
- 会報バックナンバー
- 周年誌
- 卒業アルバム
- 各種資料
- デジタルアーカイブ
イベント
- 総会
- OB/OG会
- 大会応援
- 周年事業
- 出欠、リマインド
- 参加者管理
会費・支援
- 会費
- 支援、寄付
- 納入状況
- 必要に応じたオンライン対応
理事会・会運営
- 役員情報
- 総会、理事会
- 議事録
- 運営資料
- 連絡履歴
- 引き継ぎ
実際に導入する機能は、団体の規模、運営体制、現在の課題、必要な情報の性質に応じて設計します。
ACTIVE TEAM / STUDENT SUPPORT
現役を知ることが、
応援するきっかけになる。
OB/OGにとって、卒業後も現役の活動を知ることは、部とのつながりを感じる大切なきっかけです。
大会の結果だけでなく、日々の活動や選手・部員の様子が伝わることで、「応援したい」「大会へ行ってみたい」「何か力になりたい」という次の行動につながります。
- 大会・試合予定と結果
- 練習・活動情報
- 選手・部員の近況
- 写真、動画、イベント
- 現役からOB/OGへの発信
- OB/OGからの支援
現役学生の情報は、公開 / プライベートや権限設定と組み合わせ、必要な対象へ必要な情報を届ける前提で扱います。
HISTORY & DIGITAL ARCHIVE
部の歴史を、
「持っている人の記憶」だけにしない。
長く続く体育会・部活動には、会報、周年記念誌、卒業アルバム、競技記録、大会資料、写真、動画など、多くの歴史資料があります。
紙のまま保管されていたり、個人のPCや端末に残っていたりすると、必要になったときに探すことが難しくなります。
資料をデジタル化し、年度、人物、大会、キーワードなどで探せる情報資産として蓄積します。
PUBLIC / PRIVATE
広く伝える情報と、
仲間だけで共有する情報を分ける。
体育会・部活動には、広く社会へ伝えたい情報と、OB/OGなど関係者の中で共有したい情報があります。
また昨今はアスリートの写真や映像のコンテンツ管理は社会的な課題でもあります。
一つのSNSやホームページへすべてを載せるのではなく、情報の目的に応じて公開範囲を分けます。SNSは広報や日常のコミュニケーションに活用し、専用基盤は会員情報、履歴、限定情報、運営情報等を体系的に管理します。
MEMBER NETWORK
連絡先を公開しなくても、同じ部の仲間とつながれる。
- 住所
- 電話番号
- メールアドレス
- LINE ID
名簿は、住所や電話番号を一覧にするだけのものではありません。卒業年、地域、競技種目、学部、職業や活動分野など、OB/OGが持つさまざまなつながりを見つける入口にもできます。
さらに個人情報の利用には本人の承諾が必須です。ここが重要
本人が公開してよい範囲を設定しながら、必要な相手を探し、直接個人情報を公開せずに連絡できる環境を整えます。
- 氏名・旧姓、卒業年
- 地域、学部等の属性
- 競技種目、役割
- 職業、活動分野
- 本人が公開した近況
名簿から、OB/OGネットワークへ。
THE CYCLE
現役の活動が、
次の歴史になっていく。
現在の選手・部員も、やがてOB/OGになります。今の大会、日々の活動、写真、記録、仲間とのつながりは、数十年後には部の大切な歴史になります。
現役とOB/OGを別々に考えるのではなく、ひとつの連続したコミュニティとして情報と記録をつないでいきます。
BEFORE & AFTER
その年だけの運営から、
次の世代へ残る運営へ。
会員名簿
導入前
Excelの名簿を役員が更新し、変更連絡を受けるたびに手作業で修正する。
導入後に目指す状態
会員本人が自分の情報を確認・更新し、一つの会員基盤として管理する。当面は新旧の方式を併用する。
情報発信
導入前
同じ内容をホームページ、メール、SNS等へそれぞれ掲載する。
導入後に目指す状態
同じ情報を基に、目的に応じた発信へ活用する。
現役支援
導入前
大会や総会等の限られた機会しか現役の状況を知ることができない。
導入後に目指す状態
日々の活動から現役を身近に感じ、応援や支援のきっかけを増やす。
歴史資料
導入前
紙、個人PC、個人端末等に資料が分散する。
導入後に目指す状態
会報、写真、動画、記録等を検索できるデジタルアーカイブとして蓄積する。
OB/OG交流
導入前
同期や普段連絡を取っている人だけのつながりになりやすい。
導入後に目指す状態
世代、地域、競技等を越え、必要なOB/OGを見つけるきっかけをつくる。義務や形式ではなく、会員それぞれにとって必要なつながりを創出する。
COMPETITION RECORDS
競技の記録も、
部の歴史の一部です。
タイム、得点、順位、対戦結果など、体育会・部活動には競技ならではの記録があります。
こうした記録も、年度や大会ごとに整理することで、現役の振り返りだけでなく、OB/OGが部の歴史をたどる大切な情報資産になります。
競技ごとに記録形式は異なるため、必要に応じて競技特性に合わせたデータベース設計・機能開発を行います。
WHY TRIPBRIGHT
OB/OG会の運営だけでなく、
現役と歴史まで一緒に考えます。
会員情報を中心に一元化
名簿、連絡、イベント、会費、コミュニティ等を会員情報と結びつけます。
現役とOB/OGをつなげられる
活動情報や大会情報等を通じて、卒業後も部との接点を持てる環境を整えます。
歴史資料を資産として残せる
会報、写真、動画、周年誌等を、後から探し、利用できる形で蓄積します。
公開サイトと会員専用環境を分けられる
一般公開する情報と、OB/OGだけで共有する情報を整理します。
競技固有の情報にも対応
必要に応じて、大会、試合、競技記録等に合わせた機能を設計できます。
段階的に導入できる
最初からすべてを移行せず、まず会員名簿から始め、効果を確認しながら広げます。
SECURITY & PRIVACY
会員も、現役も、歴史資料も。
情報の性質に合わせて守る。
体育会・部活動のOB/OG会では、会員の個人情報だけでなく、現役学生に関する情報、写真・動画、大会や活動の予定、会費や支援に関する情報等を扱うことがあります。
すべてを同じ公開範囲で扱うのではなく、利用目的と情報の性質に応じて管理します。
見せない
- 会員限定のクローズドな環境
- 役割に応じた閲覧権限
- 会員ごとの公開範囲
- 限定公開する写真・動画
- 個人情報を直接公開しない連絡
記録を残す
- 本人による情報更新
- 管理者による確認
- 更新履歴
- 配信履歴
- 問い合わせ、対応履歴
仕組みで守る
- 利用目的と本人同意の管理
- 通信の保護
- バックアップ
- 権限の定期確認
- 担当者交代時の権限変更
必要な安全対策と運用方法は、保有する情報、公開範囲、利用目的、組織体制を確認したうえで設計します。
START SMALL
有志で支えるOB/OG会だから、
無理のないところから。
OB/OG会の多くは、企業のような専任組織ではなく、有志の役員や会員によって支えられています。
そのためトリブライトでは、大きな初期投資を前提にせず、まず必要な範囲から始め、運用しながら少しずつ充実させていく導入を基本にしています。
初期投資を抑える
最初からすべての資料や機能を整備せず、まず会員名簿など、効果の分かりやすい範囲から始めます。
月額利用を基本に
大規模なシステムを保有するのではなく、クラウドサービスとして継続的に利用できる形を基本とします。
少しずつ充実させる
運用しながら、会報、写真・動画、歴史資料、競技記録、コミュニティなどを、必要性と優先度に応じて段階的に追加していきます。
※既存資料の大量登録、競技固有のデータベース化、個別機能の追加開発などは、内容に応じて初期作業費が必要になる場合があります。
団体の規模と導入範囲を確認したうえでご案内します。
IMPLEMENTATION PROCESS
まず名簿から。
歴史は、少しずつつないでいく。
長い歴史を持つOB/OG会ほど、一度にすべての情報を整理することは困難です。
最初から完成を目指さず、効果が出やすい部分から始め、運用しながら資産を増やしていきます。
ご相談・ヒアリング
会員数、運営体制、名簿、連絡方法、会報、会費、現役との情報共有、保有している歴史資料等を伺います。
現状と情報資産の整理
Excel、紙、Webサイト、会報、写真、動画、競技記録等がどこにあり、誰が管理しているかを整理します。
最初の導入範囲を決定
まず会員名簿から始めるなど、効果と負担を確認して最初の導入範囲を決定します。
会員基盤構築・データ移行
会員情報、権限、公開範囲、管理画面等を設定し、既存名簿を移行します。
段階的にコンテンツを追加
会報、写真、動画、周年誌、競技・活動記録等を、優先度の高いものから順次追加します。
運用・継承
OB/OG会と現役双方の利用状況を確認し、次の世代が引き継げる情報基盤へ継続的に育てます。
CONTACT
部の歴史も、
運営方法も、団体ごとに違います。
現在の名簿、会報、ホームページ、写真・動画、競技記録等を確認しながら、どこから整えると運営負担を減らし、次の世代へ残せるかを一緒に考えます。
すべてを一度に変える必要はありません。
まず名簿だけ、必要な機能だけ、といった小さな始め方も含め、
費用面と運営負担の両方からご提案します。